Kde jsou ty slibované a propagované týmy?

Mnozí jsme součástí týmů projektových, procesních, inovačních nebo také záchranných a krizových. Zaznamenal jsem i jeden případ, kdy se se změnou vlastníka firmy ze dne na den všechny výrobní a obchodní jednotky přejmenovaly na týmy. Prostě se jednoho dne probudíte a jdete do práce a najednou máte tým.

Asi tušíte, že takto to prostě nefunguje. Kdy tedy můžeme hovořit o skutečném týmu? Začal jsem tím, že jsem se zeptal účastníků mých kurzů. Většina na začátek tvrdila, že jsou součástí nějakého pracovního týmu. Tak jsem jim položil jednoduchou otázku: „A jak se to přesně pozná, že jste tým?“

Zpravidla potom bylo takové zadumané ticho, případně pár nesmělých konstatování o nějaké formě team buildingu. A to bylo vše. Konec a ticho. Dle mého dost výstižná situace, která popisuje skutečnou podstatu módního trendu označování pracovních skupin v porovnání se skutečně fungujícími vysoce výkonnými týmy.

Jde často o takovou bublinu, která se nazývá tým, ale nemá pevné základy fungujícího týmu a často také v první krizi splaskne. Znovu se tedy můžeme zeptat.

Jak se pozná skutečný tým?

Protože se již více než 10 let zabývám problematikou budování a rozvoje týmů, zkusím vám aspoň ve stručnosti naznačit klíčové aspekty fungujícího týmu. Když to úplně zjednoduším, tak jsou dva. Za prvé, rozdělení a definování týmových rolí a za druhé, optimální spolupráce mezi nimi.

Hlavním barometrem úspěšnosti spolupráce mezi členy jakéhokoli týmu je vždy míra synergie. To znamená, že probíhá nebo neprobíhá tzv. synergický efekt. Stručně řečeno celkový výkon týmu je vyšší, než by byl prostý součet individuálních výkonů jeho jednotlivých členů.

A to je základní ukazatel úspěšně fungujícího týmu. Abychom toho dosáhli, tak je třeba aby fungovaly další podstatná kritéria stavby týmu. Zdaleka zde nemám prostor na kompletní výčet, ale připomenu aspoň ty hlavní.

Rozdělení týmových rolí, a hlavně jejich přesné určení, jsem již zmiňoval, to je velké a důležité téma, i když se mu zde nemohu podrobně věnovat. Doporučuji využít metodiku profesora Mereditha Belbina, významné osobnosti v problematice týmové spolupráce.

Dle mých zkušeností je to výborně fungující systém na správné definování a využívání potenciálu jednotlivých týmových rolí. To je ale jen začátek. Pojďme se poučit z týmů, kde přímo očekáváme profesionální týmový výkon a často na něm také závisí lidské životy.

Týmy zdravotní záchranky, operační týmy, týmy hasičského záchranného sboru, týmy jednotek rychlého nasazení, policejní pátrací týmy, posádky letadel a další. Jak to tam vlastně funguje? Poodhalím vám aspoň některá tajemství fungování vysoce výkonných týmů.

Základem je přesné definování cílů pro daný tým. Cíle jsou všemi členy týmu prodiskutované, pochopené, jednoznačně přijaté a závazné. Dále je důležité efektivní rozdělení týmových rolí, nastavení pravidel spolupráce a z toho vyplývajících odpovědností.

Kázeň a dodržování dohodnutých pravidel jsou dalším pilířem vysoce výkonného týmu. Na to je, jako nedílná součást, navázána důvěra mezi členy týmu. Bez kázně a plné odpovědnosti všech za týmový výkon, důvěra nevznikne.

A jako poslední z malé exkurze do fungování špičkových týmů zde uvedu důležitost nastavení pravidel týmové komunikace. Aspoň jedno z nich. Každý člen týmu musí mít dohodnutý prostor vyjádřit svůj názor a ostatní naslouchají.

Tak tolik ochutnávka, jak by to mělo správně být.

Příklad z praxe

A na závěr vám přidám ještě jeden příběh, který učebnicově kopíruje prastaré přísloví o tom, že cesta do pekla je dlážděna dobrými úmysly.

V jedné velké a prosperující obchodní firmě se před pár lety rozhodli, že zvýší výkon stávajících obchodních týmů a nechali si vypracovat osobní profily týmových rolí všech svých zaměstnanců. Potud velmi správně, získali tak obrovský zdrojový materiál pro zefektivňování skladby a výkonu týmů.

Než ale někoho z vedení napadlo, že je třeba toho využít také k úspoře pracovních sil. A šli na to po svém, zejména ve smyslu odpovědi na zdánlivě nevinnou otázku, která se potom stala hlavním nástrojem velmi sporného procesu úspory pracovních sil. „Která týmová role je v pracovním výkonu hodnocena jako nejméně efektivní?“

Většinou se uvádí, že Týmový pracovník. Je to týmová role, která je výrazně orientovaná na lidi a vztahy mezi nimi. Společenský, dobře naladěný, empatický, hasící konflikty... to jsou jen některé přívlastky, které jsou charakteristické pro tuto týmovou roli. Ale také ukecaný, neustále někde mimo, pořád na telefonu, odbíhající od práce, méně výkonný apod.

Tak to ve vedení vzali zkrátka a až na malé výjimky dostali výpověď všichni zaměstnanci, kteří měli ve svém profilu hlavní a bodově výraznou týmovou roli Týmový pracovník. Odešlo asi 30 lidí, tedy asi desetina zaměstnanců firmy. Úspora pracovních nákladů výrazná, obchodu se dařilo, zdánlivě správné rozhodnutí.

Na jednu podstatnou „maličkost“ se ale zapomnělo. Týmový pracovník má někdy také přívlastek „tmel týmu“. A to se doslova naplnilo. Ne hned, ale přibližně po půl nebo tři čtvrtě roce začaly první neshody, nezdravá soutěživost až rivalita, výčitky a manipulace mezi lidmi a pokles motivace.

Lidé se už nepotkávali na sportovních nebo společenských aktivitách mimo práci jako dřív, nikdo neorganizoval grilovačku, pivo nebo oslavu narozenin. Vytratil se vtip, pokec o tom, jaký byl včerejší seriál, zájem o druhé a tím i dobrá nálada.

Časem zůstala jen jakási forma nutné pracovní komunikace, ve které část lidí připomínala spíše stroje, kteří se už ani netěší na lidi v práci. A to se postupně prolínalo i do pracovního výkonu, který se začal snižovat.

Po roce a půl začali odcházet první klíčoví obchodníci, kteří strhávali další kolegy, výrazně tak narostla fluktuace a situace začala být opravdu vážná… Nikdy jindy to už nikdo nezkusil, takový případ znám jenom tento jeden.

Ale je velmi výmluvný, především o tom, kdy se zdánlivě dobrým úmyslem radikálně narušíme nějakou rovnováhu ve vztazích mezi lidmi a jaké negativní až fatální dopady v oblasti výkonu to může mít.

Takto bychom mohli pokračovat ještě dlouhou dobu, ale to již nebyla ambice tohoto článku. Co mě ale celá léta zaráží, je to, jak málo se inspirují naše pracovní skupiny ve firmách právě z metodiky fungování vysoce výkonných týmů.

A přitom vše je zde připraveno jako na stříbrném podnose, jen si posloužit…